Política de Privacidad — VerumIA

Asistente jurídico especializado de escritorio · Versión 2 · Última actualización: 14 de octubre de 2026

1. Naturaleza del programa

VerumIA es una aplicación de escritorio del Ecosistema Verum que se instala y ejecuta en el equipo del propio usuario. Está dirigida a abogados, peritos, médicos y auxiliares de la justicia para la gestión de expedientes, el análisis documental y probatorio asistido por inteligencia artificial, la elaboración de documentos técnicos y jurídicos, y el seguimiento procesal de los casos a su cargo.

2. Identificación del Responsable del Tratamiento

Frente a los datos personales que EDM Legal Especializados SAS recibe directamente del usuario con ocasión de la adquisición de la licencia, el soporte técnico o la relación comercial (nombre, correo electrónico, datos de contacto, huella técnica del equipo, comunicaciones de soporte), el Responsable del Tratamiento, en los términos del artículo 3, literal e), de la Ley 1581 de 2012, es:

Razón social: EDM Legal Especializados SAS.
NIT: 901.551.688.
Domicilio: Avenida 5 Bis No. 9-97, Cúcuta, Colombia.
Correo electrónico: edmlegal.especializados@gmail.com
Teléfono y WhatsApp: +57 320 241 3579
Área que atiende las consultas y reclamos: Atención de datos personales de EDM Legal Especializados SAS, por los canales anteriores y los del numeral 17.

Qué datos trata EDM Legal Especializados SAS y para qué (finalidades).

Datos de contacto y profesión (nombre, correo electrónico, teléfono o WhatsApp, rol de abogado o perito): para responder cotizaciones, enviar el enlace de descarga de la prueba, emitir y administrar la licencia, prestar soporte técnico y atender reclamos.
Huella técnica del equipo y datos de la licencia (vigencia, número de equipos): para emitir una licencia válida solo para esa máquina y evitar usos no autorizados.
Datos de facturación y cobro (razón social o nombre, identificación tributaria, dirección): para facturar, cobrar y cumplir obligaciones contables y tributarias.
Comunicaciones de soporte: para resolver la solicitud y dejar constancia de la atención.
Novedades de la versión y avisos de actualización a quienes tienen licencia vigente: para informar cambios del programa. Los mensajes promocionales o de ofertas solo se envían a quien lo haya autorizado de manera expresa y separada, y puede retirar esa autorización en cualquier momento.

EDM Legal Especializados SAS no recolecta datos sensibles de los usuarios del programa ni de los visitantes del sitio. Responder preguntas sobre datos sensibles, cuando alguna función las plantee, es siempre facultativo.

Esta calidad de Responsable del Tratamiento se predica únicamente de los datos descritos en este numeral. No se extiende a los expedientes, historias clínicas ni demás información de terceros que el usuario gestiona dentro del programa: sobre esa información, como se explica en el numeral 10, el Responsable del Tratamiento es el propio usuario.

3. Dónde vive tu información

La base de datos, los expedientes, los documentos, las historias clínicas, las grabaciones de audiencias y los documentos generados se almacenan exclusivamente en el equipo donde está instalado el programa, o en la ubicación de respaldo que el propio usuario configure.

El creador de VerumIA no tiene acceso, ni recibe copia, ni almacena en servidores propios los expedientes, historias clínicas, documentos ni grabaciones. Las únicas excepciones son los servicios opcionales descritos en el numeral 18 (verificación de documentos con código QR y firma remota), que guardan solo los datos allí listados.

4. Licenciamiento y huella de equipo

Para activar el programa, VerumIA genera una huella técnica del equipo a partir de identificadores de hardware. Ese código se utiliza únicamente para emitir un archivo de licencia válido para esa máquina y evitar instalaciones no autorizadas. La huella no contiene datos personales del usuario ni información de sus expedientes.

5. Proveedores de inteligencia artificial

VerumIA puede operar con un modelo de lenguaje local (Ollama), en cuyo caso el contenido analizado no sale del equipo del usuario en ningún momento.

Alternativamente, el usuario puede configurar sus propias claves de acceso a proveedores externos de inteligencia artificial. En ese caso:

El fragmento de texto necesario para el análisis se envía al proveedor elegido por el usuario, bajo las condiciones y políticas de privacidad de dicho proveedor.
Las claves se guardan en la configuración local del programa; el creador de VerumIA no las recibe ni las administra.
La selección de proveedor, y por tanto la decisión de enviar o no información fuera del equipo, es enteramente del usuario.

Es responsabilidad del usuario evaluar si el envío de información amparada por secreto profesional, reserva legal o habeas data a un proveedor externo resulta procedente en su caso concreto.

6. Procesamiento local de audio, documentos e imágenes

Varias funciones de VerumIA procesan audio, voz o imágenes directamente en el equipo del usuario, sin depender de un servicio externo de transcripción o reconocimiento:

Grabación de audiencias: el módulo de Audiencias puede capturar simultáneamente el micrófono del usuario y el audio de salida del sistema (por ejemplo, en una audiencia virtual por Zoom o Teams), combinándolos en un archivo de audio que se guarda en el propio equipo. La grabación se inicia únicamente por decisión expresa del usuario.
Transcripción de audiencias y dictado por voz: tanto la transcripción de las grabaciones de audiencias como el dictado por voz para campos de texto libre se procesan con un motor de reconocimiento de voz que corre de forma local en el equipo del usuario (Whisper, vía la librería faster-whisper), sin necesidad de clave de acceso (API key) ni de enviar el audio a un servicio externo de transcripción.
Análisis de la transcripción por IA (por ejemplo, identificación de testimonios relevantes y contradicciones frente al expediente): una vez transcrita, la audiencia puede analizarse con inteligencia artificial siguiendo el mismo esquema descrito en el numeral 5 — modelo local (Ollama) o proveedor externo con clave propia del usuario, según lo que este haya configurado.
Reconocimiento óptico de caracteres (OCR): el análisis de documentos e imágenes escaneadas (folios sin capa de texto) se realiza con Tesseract OCR, incluido y ejecutado localmente por el propio instalador de VerumIA. Las imágenes y páginas procesadas no salen del equipo del usuario durante este proceso.

7. Consulta de fuentes públicas

Las funciones de estados judiciales consultan el portal público de la Rama Judicial de Colombia utilizando los radicados que el usuario registra. Esta consulta se ejecuta desde el equipo del usuario contra una fuente de acceso público.

8. Red de Socios e intercambio de expedientes

Cuando el usuario decide compartir un expediente o exportar un cliente hacia otra instalación de VerumIA, la información viaja en un paquete cifrado protegido por contraseña, que el usuario entrega por el canal que elija. El intercambio ocurre siempre por decisión expresa del usuario.

9. Módulos y funciones del programa

Además de lo descrito en los numerales anteriores, VerumIA incluye, entre otros, los siguientes módulos, todos ellos operando sobre la información almacenada localmente conforme al numeral 3 y, cuando emplean inteligencia artificial, conforme al numeral 5:

Gestión de expedientes, personas y clientes.
Cronología inteligente del caso, chat asistido y generación de documentos con IA (informes, dictámenes, demandas), con respuesta en tiempo real.
Análisis médico-legal asistido: relación hecho/daño/nexo causal, comparación normativa, estimación de probabilidad de resultado (PVR), contraargumentación ("abogado del diablo"), verificación y consistencia de la evidencia.
Módulo de Controversia (comparación entre demanda y contestación).
Corpus documental propio: biblioteca normativa y base de conocimiento, y jurisprudencia mediante recuperación aumentada (RAG) que cada usuario alimenta con sus propios documentos.
Consulta de estados judiciales, agenda y auditoría de actuaciones.
Exportación de documentos a Word y PDF, con opción de anonimizar los datos personales que contengan.
Configuración de proveedores de inteligencia artificial por rol de usuario, con seguimiento del consumo de tokens.
Panel de calibración predictiva (comparación entre el PVR estimado y el resultado real del caso).

Estas funciones no cambian dónde vive la información ni quién es responsable de ella: siguen las reglas generales de los numerales 3, 5 y 6.

10. Datos personales y sensibles de terceros

El usuario reconoce que los expedientes gestionados en VerumIA contienen, por su naturaleza, datos personales y datos sensibles —incluidos datos de salud— de terceros.

En su condición de responsable del tratamiento de esa información, corresponde exclusivamente al usuario cumplir con la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables sobre protección de datos, habeas data, historia clínica (Resolución 1995 de 1999), secreto profesional y reserva legal.

11. Derechos del Titular frente a EDM Legal Especializados SAS

Toda persona cuyos datos personales sean tratados directamente por EDM Legal Especializados SAS en su calidad de Responsable del Tratamiento (numeral 2) tiene derecho, conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EDM Legal Especializados SAS.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley exceptúe dicho requisito.
Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la Ley 1581 de 2012.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos se ejercen a través del procedimiento descrito en el numeral 12.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

Las consultas y reclamos sobre los datos descritos en el numeral 2 se atienden por los canales indicados en el numeral 17, con los siguientes plazos (artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012):

Consultas: se resuelven en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde la fecha de recibo. Si no es posible atenderla dentro de ese plazo, se informará al solicitante el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales al vencimiento del primer plazo.
Reclamos: si el reclamo está incompleto, se requerirá al solicitante dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde esa solicitud sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez completo, se incluirá en la base de datos una leyenda de "reclamo en trámite" dentro de los dos (2) días hábiles siguientes. El reclamo se resolverá en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

13. Limitación de responsabilidad profesional

VerumIA produce borradores y análisis de apoyo. No constituye asesoría jurídica, médica ni pericial, y no sustituye el criterio profesional del médico, el abogado o el perito.

Los análisis generados por inteligencia artificial pueden contener errores, omisiones o interpretaciones inexactas. Toda afirmación relevante debe ser verificada contra el documento original antes de ser utilizada en actuaciones profesionales, administrativas o judiciales.

14. Copias de seguridad

El programa incluye respaldo automático a la carpeta o disco que el usuario configure. La custodia, integridad y seguridad de esas copias es responsabilidad del usuario.

15. Modificaciones

Podemos actualizar esta política. Las modificaciones menores entran en vigor desde su publicación. Cuando el cambio sea sustancial —por ejemplo, nuevas finalidades, nuevos datos o nuevos terceros— se comunicará a los titulares antes de aplicarlo, por correo electrónico a quienes tengan licencia y mediante aviso visible en esta página, y se pedirá una nueva autorización cuando la ley lo exija (numeral 22).

16. Ley aplicable

Esta política se rige por las leyes de la República de Colombia.

17. Contacto y atención de solicitudes

Las consultas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con privacidad o protección de datos personales, incluidas las descritas en los numerales 11 y 12, se atienden a través de:

Correo electrónico: edmlegal.especializados@gmail.com
WhatsApp: +57 320 241 3579
Dirección: Avenida 5 Bis No. 9-97, Cúcuta, Colombia.

18. Servicios en la nube operados por EDM y terceros

Además del programa, EDM Legal Especializados SAS opera tres servicios en la nube, alojados en la infraestructura de Cloudflare:

Verificación de documentos con código QR. Guarda el identificador del documento, su tipo, la huella digital SHA-256 (no el contenido), la fecha de emisión, el nombre del perito y el número de expediente, para que cualquier persona con el código pueda comprobar la autenticidad. Se conserva mientras el documento deba seguir siendo verificable.
Firma remota. Cuando el usuario envía un enlace para que un cliente firme a distancia, el servicio guarda de forma temporal el nombre y el número de identificación del firmante, el título del documento y, luego, la firma manuscrita. Cuando el programa del despacho descarga la firma, esos datos se borran del servicio; si nunca se descarga, se borran a más tardar siete (7) días después de crear la solicitud. El firmante da su autorización expresa en la propia página de firma, antes de firmar.
Contador de visitas del sitio. Suma las páginas vistas. No guarda dirección IP ni instala cookies.

Para operar el sitio y las solicitudes, EDM usa además los siguientes terceros, que tratan los datos bajo sus propias condiciones:

Cloudflare (infraestructura de los servicios anteriores y del sitio).
FormSubmit (formsubmit.co), que reenvía por correo los formularios de cotización y descarga del sitio.
Google: correo (Gmail) para atender las solicitudes; tipografías (Google Fonts) que carga el sitio; y, solo si el usuario las conecta desde el programa, Calendar, Gmail, Drive y Hojas de cálculo. En ese caso los datos van del equipo del usuario a Google bajo la autorización que el propio usuario concede a Google; EDM no recibe esa información.
GitHub, desde donde se descarga el instalador y se consulta si hay una versión nueva (el programa consulta una vez por semana y no envía datos personales).
YouTube, para el video tutorial, que solo se carga cuando la persona decide reproducirlo.
WhatsApp, cuando la persona decide escribir al número de contacto.

Transferencia internacional. Varios de estos terceros tratan datos en servidores fuera de Colombia. Al enviar un formulario del sitio o firmar de forma remota, la persona autoriza de manera expresa e inequívoca esa transferencia para las finalidades del numeral 2 (artículo 26 de la Ley 1581 de 2012). Si el usuario configura un proveedor externo de inteligencia artificial (numeral 5), él decide el envío y responde por él.

19. VerumIA Móvil (Android)

VerumIA Móvil es la aplicación complementaria para el celular. No crea cuentas de EDM ni envía información a EDM: trabaja con el programa de escritorio del propio usuario, en su red, y con la cuenta de Google que el despacho vincule. Pide los siguientes permisos, solo cuando la persona usa la función correspondiente:

Cámara: fotografiar documentos y evidencias y escanear códigos QR.
Micrófono: grabar audiencias, notas de voz y el audio de la grabación de pantalla.
Ubicación aproximada o precisa: anotar el lugar y la hora de un archivo que la persona decide compartir con el expediente. Si no concede el permiso, la función sigue sin ubicación.
Grabación de pantalla: solo después del aviso del sistema operativo, con una notificación visible mientras graba.
Red local: encontrar y comunicarse con el programa de escritorio del despacho.
Notificaciones y alarmas: avisos de agenda y de tareas. Los recordatorios de audiencias y vencimientos se calculan en el propio celular con la última agenda guardada (la aplicación revisa en segundo plano, cada cierto tiempo, si el programa del despacho está al alcance para actualizarla). La alarma exacta es opcional y solo se activa si la persona concede el permiso «Alarmas y recordatorios». En la pantalla bloqueada el aviso no muestra nombres de casos ni de clientes.
Huella, rostro o PIN del celular: bloqueo opcional de la aplicación. La aplicación solo recibe el resultado «autenticado sí o no» que entrega el sistema operativo; nunca ve la huella ni el rostro.

La comunicación entre la aplicación y el programa de escritorio del despacho ocurre dentro de la red local y no va cifrada (HTTP): úsala solo en redes de confianza. La aplicación no hace copia de seguridad en la nube de Google. Los expedientes, la agenda y los archivos pendientes de subir se guardan en la memoria del celular para trabajar sin conexión. Al desinstalar la aplicación o borrar sus datos, se eliminan del celular. La persona puede revocar cualquier permiso desde los ajustes de Android.

20. Seguridad de la información

EDM aplica medidas razonables para proteger los datos que trata: servicios en la nube con acceso autenticado por despacho, claves de despacho que se guardan solo como huella criptográfica, enlaces de firma con vigencia limitada, borrado de los datos de firma una vez entregados y licencias firmadas digitalmente. En el programa, los datos viven en el equipo del usuario, quien debe protegerlo con contraseña, cifrado de disco y copias de seguridad.

21. Menores de edad

VerumIA y sus servicios están dirigidos a profesionales mayores de edad. EDM no recolecta a sabiendas datos de menores de 18 años. Si el usuario registra en sus expedientes datos de niños, niñas o adolescentes, es él quien responde por su tratamiento conforme a la ley (numeral 10).

22. Vigencia de la base de datos y de esta política

Esta política rige desde el 14 de octubre de 2026. Los datos de contacto y de licencia se conservan mientras dure la relación con el usuario y, después, durante el tiempo necesario para atender reclamos y cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; vencido ese plazo se suprimen o se anonimizan. Para el sitio web y sus cookies, véase la Política de privacidad y cookies del sitio.